Wann soll man mit der Planung der Hochzeit anfangen? Auf diese und weitere allgemeine Fragen an einen Wedding Planner gehen wir in diesem Blog ein. Denn im letzten Jahr wurden wir bei der Planung der Hochzeit von Kati und Nici von der Neuen Zürcher Zeitung (NZZ) begleitet und durften dabei auch einige spannende Fragen zu unserem Beruf beantworten. Taucht also mit uns in diese spezielle Hochzeit ein und erfahrt einmal mehr ein paar Backgroundinfos über den Beruf des Wedding Planners.
Reicht die Zeit noch bis zu unserem Hochzeitswunschdatum für die ganze Planung? Unsere Antwort auf diese Frage lautet eigentlich immer «JA», egal zu welchem Zeitpunkt sie gestellt wird. Denn wir haben schon Hochzeiten innerhalb von 3 Wochen organisiert (und ja, es hat auch alles perfekt geklappt… 😉) – lese dazu auch unseren Blog. Ein Jahr für die Planung einzurechnen ist jedoch optimal – so kann man diese einmalige Zeit auch richtig geniessen. Bei Kati und Nici hatten wir alles in allem etwas mehr als ein Jahr für die Planung Zeit. Und dies war auch für uns eine ganz Spezielle, denn wir wurden während des gesamten Planungsprozesses von einer Journalistin der NZZ begleitet.
Zu Beginn der Planung und der Begleitung durch Nadine kam die Frage auf, weshalb Kati und Nici überhaupt einen Wedding Planner engagierten. Die beiden verliessen sich vor allem auf unsere Erfahrung und damit Ideen, Kontakte und Trends, die wir ihnen weitergeben können. Ein Wedding Planner übernimmt viel Verantwortung für den Planungsprozess und den Hochzeitstag selbst – aber auch nur so viel, wie das Brautpaar abgeben möchte. Alles oder Nichts gibt es bei uns nicht – wir übernehmen, wo sich das Brautpaar unsicher fühlt oder Unterstützung wünscht. Die Entscheidungen trifft dabei übrigens immer das Brautpaar, die Vorschläge, zum Beispiel für Locations oder Dienstleister, kommen vielfach von uns.
Am Anfang der Hochzeitsplanung führen wir mit den Brautpaaren jeweils ein «Priorisierungsgespräch». Hier wird besprochen, was dem Brautpaar besonders wichtig ist und wo Schwerpunkte gesetzt werden sollen. Fun Fact: oft sind sich die Brautpaare gar nicht mal so einig. So gab es auch bei Kati und Nici unterschiedliche Prioritäten. Beiden war aber die Location wichtig. Und so machten wir uns auch zu Beginn der Planung auf die Suche nach der perfekten Location. Im Golfclub Sempach haben Kati und Nici diese gefunden.
Eine Priorisierung ist ebenfalls wichtig, um das Budget im Auge zu behalten. Was eine Hochzeit in der Schweiz kostet, ist schwer zu sagen. Als Richtlinie geben wir unseren Brautpaaren jeweils auf den Weg, dass die Location plus Essen und Getränke in etwa 50% des Budgets ausmachen. Die weiteren «grossen» Budgetposten (je nach Priorität, aber oft Foto/Video, Floristik, Musik) machen jeweils ungefähr 10% des Budgets aus. Und was kostet ein Wedding Planner? Je nach Grösse der Hochzeit und Aufwand schlagen unsere Kosten mit CHF 4’000.- bis 6’000.- zu Buche. Abgerechnet wird bei uns im Stundensatz – Pauschalpakete gibt es nicht.
Der Beruf des Wedding Planners kennt man zwar vor allem aus Amerika. Wer bei unseren Aufgaben aber an amerikanische Hollywoodfilme denkt, liegt falsch! Stöckelschuhe und enge Cocktailkleider tragen wir selten, dafür ist das Klemmbrett tatsächlich unser bester Begleiter. Auch bei Kati und Nici durften wir die gesamte Hochzeit mit dem Brautpaar planen. Dies beinhaltete zum Beispiel folgende Aufgaben, die im Detail natürlich viele weitere Unteraufgaben haben: Location-Suche, Budgetierung, Dienstleistervorschläge und -absprachen, Wedding Design Konzeption, Koordination aller Einzelteile, Erstellen des Drehbuches für den Hochzeitstag sowie das Wedding Day Management. Auch im Unterschied zu den «typischen Filmen» sind wir selten in die Brautkleidsuche, Ringauswahl, das Probeessen oder den Poltertag involviert.
Zu unseren wichtigsten Kernkompetenzen gehört es, aus den Wünschen des Brautpaares weitere Bedürfnisse abzuleiten. Beispiel aus der Hochzeit von Kati & Nici: Die beiden wünschen sich ein ausgelassenes, langes Fest – also denken wir an allfällige Übernachtungsmöglichkeiten oder Transporte. Eine weitere Hauptaufgabe von uns ist das Erstellen des Drehbuches. Oft werden wir gefragt, was das ist und ob es das wirklich braucht. Ja! Denn hier halten wir alle Details fest, die für den grossen Tag relevant sind. Alle Zeiten werden auf 15’ genau geplant, Raumpläne, Kontakt- und Materiallisten sind ebenfalls Bestandteile des Dokuments. So wissen nicht nur wir, sondern auch die Brautpaare und alle involvierten Dienstleister vom Frühstück über den Tortenanschnitt bis hin zum Start der Party genau, was wann geschehen soll. Spätestens nach der Hochzeit erhalten wir oft viel Wertschätzung für das umfangreiche Drehbuch – von den Brautpaaren, als auch den Dienstleistern.
Eine Frage, die uns in Gesprächen über unseren Beruf immer wieder gestellt wird, ist: «Welches ist deine Lieblingslocation». Auf diese Frage folgt oft langes Schweigen. Denn das gibt es nicht. Jede Hochzeit ist unglaublich individuell. Zu jedem Brautpaar passt eine andere Location besonders gut. Auch nach fast 100 Hochzeiten, bei welchen Liebesding mitwirken durfte, gibt es kein Standardprozedere, kein Location- oder Dienstleisterkatalog, der einfach so abgegeben werden kann. Für jedes Brautpaar machen wir uns individuell neu Gedanken, fragen neue Locations und Dienstleister an und nehmen uns auch die Mühe komplett quer zu denken und an Locations Hochzeiten zu organisieren, wo noch gar nie eine Hochzeit stattgefunden hat.
Eine Hochzeit kann ein Stressfaktor sein – auch mit Wedding Planner hat das Brautpaar noch viele Entscheidungen zu treffen und auch der Tag selbst ist für die Brautpaare oft anstrengend. Deshalb ist unser grösstes Lob, wenn wir Aussagen wie diejenige von Katarina auf die Frage, ob sie nervös sei, hören:
«Nein, ich lasse alles auf mich zukommen. Steffi und Simone haben alles im Griff».
Liebe Kati, lieber Nici – vielen Dank für euer Vertrauen und dass wir eure grossartige Hochzeit mit euch planen und umsetzen durften. Dass ihr der Begleitung durch die NZZ zugestimmt habt, ist für uns nicht selbstverständlich – danke! Vielen Dank an Nadine und Karin für die spannende Zeit mit euch, die interessanten Fragen, die wir beantworten durften und den ausführlichen Artikel, der genau zu unserem 8-jährigen Jubiläum in der Samstagsausgabe der NZZ publiziert wurde. Zum Nachlesen gibt es ihn hier.
Steht auch ihr am Anfang eurer Hochzeitsplanung und möchtet noch genauer wissen, wie wir euch ganz individuell bei eurer Traumhochzeit unterstützen können? Meldet euch für ein unverbindliches und kostenloses Erstgespräch bei uns! Wir freuen uns auf euch!
