Immer wieder wird uns diese Frage gestellt: Wieso braucht es einen Wedding Planner? Was ist eure Aufgabe während des Hochzeitstags? Wieso sollten wir euch am Tag X dabeihaben? Gerne zeigen wir anhand einer unserer diesjährigen Traumhochzeiten auf, was hinter den Kulissen passiert.
«The Team was super nice and shared their opinion with us. You guys are very experienced with weddings and know what’s good and what‘s not that good. That‘s definitely a plus.»
Zuerst müssen wir da noch einen kurzen Blick zurückwerfen auf die Planungsphase. Während der Vorbereitungszeit erstellen wir als Hochzeitsplaner ein detailliertes Drehbuch mit allen wichtigen Kern-, Wende- und Fixpunkten der Hochzeit. Wir achten darauf, dass der Tag geplant ist, aber auch genügend Zeit als Puffer mit eingerechnet wird. Das Eintreffen der jeweiligen Dienstleister, die Verschiebungen der Gäste, die Gruppenfotos sowie Raumpläne und Menu werden als Beispiel darauf vermerkt. Das Drehbuch ist unsere Basis, mit der wir uns auf den Hochzeitstag vorbereiten. Mit diesem Skript sind wir gewappnet und haben ein gutes und sicheres Gefühl, an möglichst alles gedacht und möglichst alles besprochen zu haben. Dass trotz genauer Planung und wiederholtem Überprüfen und Kontrollieren trotzdem etwas nicht so laufen kann wie gewünscht, ist klar. Aber auch da kommt eine unserer Stärken als Wedding Planner zum Tragen – die Improvisation.
Am Hochzeitstag vor Ort ist es für uns normal und gewohnt, in der Situation zu handeln und dabei die richtigen Entscheidungen für unsere Brautpaare und Dienstleister zu treffen. Das Brautpaar wird dabei nicht immer miteinbezogen. Gewisse Entscheidungen werden beim Aufbau bereits mit der Location oder einzelnen Dienstleistern bilateral getroffen. Wenn sich die Umstände ändern, muss reagiert werden, und zwar so, dass das Fest immer noch dem Wunsch des Paares entspricht. Diese Entscheidungen sind zum Beispiel kurzfristige Umbauten vor Ort, welche nicht mitgeteilt wurden, Stromausfälle oder schlechtes Wetter. Das, um nur ein paar Beispiele zu nennen.
Am 4. Juni 2022 durften wir den grossen Tag von Ceyda und Berceley feiern. Die beiden durften nach langem Warten und verschiedenen Covid-Verschiebungen endlich den Bund der Ehe mit einer freien Trauung und einem grossen Fest schliessen.
Am Hochzeitstag sind wir – wie auch in diesem Fall – jeweils so gegen 10.00 Uhr vor Ort. Gleich nach dem Ankommen und Material ausladen haben wir die Lage in der Location nochmals besprochen und die Situation geprüft, ob das Mobiliar bereits richtig bereitgestellt wurde. Dort haben wir entdeckt, dass die Stühle für das Bankett noch im Schopf in der Nähe eingelagert sind. Also haben wir zuerst diese in den Bankettraum gebracht.
Die Trauungsstühle waren bei dieser Hochzeit bereits vorbereitet. Aufgrund der am Tag selbst noch angepassten Gästeanzahl, mussten wir die Anzahl Stühle verringern und damit die Anordnung umstellen, damit es mit der Anzahl stimmt und trotzdem für das Gesamtbild passte. Da die Trauung auf einem Kiesplatz stattfand, wurde auch der Kies immer wieder von uns präpariert und ausgebessert. Der Gang der Trauung wurde dekoriert sowie Taschentücher und Seifenblasen auf den Stühlen bereitgelegt. Sobald der Traubogen von der Floristin angeliefert und geschmückt wurde, war alles für die Trauung bereit.
Jedoch hatten wir an diesem schönen sonnigen Sommertag auch mit unerwünschten Badegästen zu tun. Da die Location sich direkt am Rhein befindet, liefen viele Badegäste immer wieder durch das Trausetting. Von der Location wurde ein Schild mit dem Hinweis zur Hochzeit aufgestellt, aber auch wir haben vor Ort geschaut, dass wir unerwünschte Gäste bitten konnten, die Trauung zu umgehen oder abzuwarten. Währenddessen die Vorbereitungen bei der Trauung im Gange waren, wurde auch der Bankettsaal dekoriert. Dies ist der Grund, wieso wir auch immer zu zweit vor Ort sind. Im Innern wurden die Tische dekoriert, Candy-Bar aufgebaut, Namensschilder platziert sowie bereits erste Tests mit der Leinwand und dem Beamer gemacht.
Das Brautpaar traf gegen Mittag bei uns in der Location ein, um sich vor Ort für den grossen Tag vorzubereiten. Geplant war, dass das Brautpaar vor der Trauung noch einen kleinen Snack bekommt. Von der Trauzeugin wurde uns jedoch mitgeteilt, dass dieser noch nicht beim Brautpaar eingetroffen ist. So kümmerten wir uns um das Essen und gleichzeitig um die laufend eintreffenden Dienstleister sowie den Aufbau des Innenbereiches und die letzten Details der Trauung.
Wir konnten pünktlich mit der Trauung starten. Die Trauung unseres Brautpaares hat die Gäste sowie auch uns sehr berührt. Eine wunderbare Geschichte, wie die beiden zueinander gefunden haben.
Nach der Zeremonie folgten dann die Gratulationen und der Apéro. Wir als Wedding Planner hatten die Aufgabe, die Stühle der Trauung zusammen zu stellen und zu versorgen, um Platz für den Apéro zu schaffen. Dabei hat uns die Location natürlich unterstützt. Auch wurde sehr spontan noch ein traditioneller Brauch durchgeführt, welcher uns den Zeitplan etwas durcheinandergebracht hat. Aber genau dafür haben wir auch vorgängig Puffer eingebaut. Während dem Apéro machen wir auch den letzten Check in der Location, zum Beispiel werden dann auch die Kerzen angezündet sowie Gäste auf die Fotobox und das Gästebuch aufmerksam gemacht. Als dann die Gruppenfotos folgten, wurden vor allem die Trauzeugen mit ins Boot geholt, da sie die Personen kennen und die Gruppen schneller zusammentrommeln können als wir. Natürlich unterstützen wir aber auch dabei vor Ort.
Für den Brautstrausswurf wurden die Frauen von uns zusätzlich motiviert, diesen auch zu fangen. Ganz spontan wurde mit der Band noch ein gewünschtes Lied für diesen Brautstrausswurf über Playback eingespielt.
Nach einem wunderbaren Nachmittag wurden die Gäste langsam in den Bankettbereich verschoben. Das Verschieben der Gäste vor Ort ist ebenfalls eine Aufgabe von uns als Wedding Planner. Wir informieren die Gäste bereits frühzeitig über den nächsten Programmpunkt und helfen beim Finden des eigenen Platzes. Mit der Location wurde anschliessend das weitere Timing für die servierten Gänge nochmals abgesprochen.
Während dem Essen wurden von uns und den Eltern der Braut die Geschenke ins Auto transportiert, damit diese anschliessend auch sicher zum Brautpaar ins Hotel gebraucht werden können. Ansonsten sind wir mit kleineren Aufgaben beschäftigt; Kopfwehtabletten, Blasenpflaster oder ruhige Orte für Kleinkinder zu finden, damit diese bereits zum Schlafen hingelegt werden können.
So verlief der Abend der beiden mit lustigen Gästebeiträgen, einem sehr emotionalen Vater-Tochter-Tanz und toller Musik. Gerade als wir bereit waren, um uns ebenfalls zu verabschieden, sind uns noch einige Gäste mit speziellen Hüten aufgefallen. Die vier Männer waren gerade auf dem Weg zur Tanzfläche, als wir realisierten, dass diese nicht zur Hochzeitsgesellschaft gehörten. Gerade rechtzeitig konnten wir die tanzlustigen Gäste aufhalten und wieder herausbegleiten. Dankbar, dass die Party-Crasher unseren Gästen nicht aufgefallen sind. Schlussendlich machten wir uns zufrieden und glücklich über eine wiederum sehr gelungene Hochzeit auf den Weg ins nahegelegene Hotel, um am nächsten Tag das Dekorations- und Mietmaterial abzuholen.
Ceyda und Berceley, wir wünschen euch für ihre Zukunft viel Liebe, Freude und Gesundheit. Wir durften einen wunderschönen Tag mit den beiden geniessen, in welchem vor allem Liebe, Geborgenheit und Zusammenhalt sehr grossgeschrieben wurde. Vielen herzlichen Dank, für den wunderschönen Tag und euer Vertrauen in uns, eure Hochzeit zu planen. Auch wenn hinter den Kulissen nicht alles perfekt verlief, hoffen wir, dass ihr dies nicht mitbekommen habt und euren Tag in vollen Zügen geniessen konntet. Es hat uns gefreut, dass wir etwas Neues über die türkische Kultur lernen und mit euren Trauzeugen euren Tag rocken durften.
Alles Gute für eure Zukunft – Euer Liebesding-Team
