Ihr habt euch frisch verlobt und entschieden, euren Weg als Ehepaar gemeinsam weiterzugehen. Ein wunderbarer Schritt, aber da kommt die grosse Frage auf: Wie plane ich eine Hochzeit? Was müssen wir als erstes entscheiden und was wollen wir überhaupt? Wie viel vorher müssen wir die Lokalität und die weiteren Dienstleister buchen?
Da die Hochzeiten sehr individuell vom Umfang und der Umsetzung sind und auch sein sollen, ist eine allgemeine Aussage dazu eher schwierig. Trotzdem gibt es einen groben Rahmen, der sich in unserer Erfahrung in der Vergangenheit bewährt hat. Dass man eine Hochzeit auch in zwei Monaten organisieren kann, ist klar. Wenn man aber keine Kompromisse eingehen möchte und eine entspannte Vorbereitungszeit geniessen möchte, empfiehlt es sich rund ein bis eineinhalb Jahre vor der Hochzeit mit der Planung zu starten.
Bestimmt lösen die Gedanken an die Planung dieses so wichtigen Tages teilweise auch Gefühle von Überforderung aus. Zumal diese Planung schliesslich meistens auch nur einmal im Leben gemacht wird und man selbst sehr wenig Erfahrung mit der Hochzeitsplanung hat. Damit wir euch einen kleinen Überblick über die wichtigsten Punkte geben können, hier eine Auflistung an Themen und Entscheiden, die während der Planung gefällt werden müssen:
16-12 Monate vor der Hochzeit:
- Wedding Planner
Falls ihr eure Hochzeit durch einen Wedding Planner organisieren oder euch bei der Planung beraten lassen möchtet, bindet diesen bereits von Anfang an ein. Gerade bei der Konzeptentwicklung, der Locationsuche und bei der Budgetierung können so bereits die wichtigsten Eckpunkte für die spätere Planung gesetzt werden.
- Entwurf der Gästeliste
Wen möchtet ihr an eurem grossen Tag dabeihaben? Erstellt gemeinsam einen ersten Entwurf eurer Gästeliste, damit ihr wisst, mit wie vielen Gästen ihr etwa rechnen möchtet. Das hat insbesondere auch Auswirkungen auf die Suche der Lokalitäten.
- Grobkonzept
Wie soll eure Hochzeit aussehen? Welche Art von Trauung wünscht ihr euch? Wo sollte die Hochzeit geografisch stattfinden? Was kommt für euch nicht in Frage? Welche Gäste sind bei welchem Programmpunkt mit dabei? Und welchen Kostenrahmen möchtet ihr euch für die Hochzeit setzen? Setzt euch mit eurem grossen Tag auseinander.
- Terminauswahl
Je mehr ihr euch auf einen Termin fixiert, umso flexibler müsst ihr bei der Auswahl nach Lokalitäten sein. Versucht deshalb, wenn möglich, ein paar Wunschtermine für euch zu setzen und so die Suche nach der passenden Lokalität zu vereinfachen.
- Lokalität
Wo möchtet ihr das Bankett durchführen? Wie soll die Lokalität aussehen? Welche Art von Trauung ist gewünscht und braucht es dazu noch eine zusätzliche Lokalität oder kann alles an einem Ort stattfinden? Die Auswahl der Lokalität sollte sehr früh in der Planung in Angriff genommen werden, da dieser Punkt die Rahmenbedingungen für die Planung setzt.
- Budgetierung
Damit ihr eure Prioritäten nicht aus den Augen verliert ist es sehr wichtig, dass ihr zu Beginn eurer Hochzeitsplanung definiert, wie hoch euer Maximalbudget ist. Unterschreibt keinen Vertrag mit einer Lokalität bevor ihr nicht auch eine saubere Budgetierung gemacht habt, denn dies kann massive Auswirkungen auf die weitere Planung haben und schlussendlich auch Enttäuschungen mit sich bringen.
- Wedding Design
Habt ihr euch schon Gedanken zu eurem Wedding Design gemacht? Welche Farben bevorzugt ihr? Welche Art von Blumen gefällt euch? Seid ihr eher romantisch, schlicht oder extravagant? Der Stil der Hochzeit wird ziemlich am Anfang definiert, damit bereits die erste Kommunikation mit den Gästen – wie zum Beispiel mit dem Save-the-Date – in eurem Stil daherkommt.
- Save the Date
Damit eure Liebsten an eurem grossen Tag dabei sein können, empfiehlt sich ein frühzeitig versendetes «Save the Date» an eure Gäste, damit sich diese das Datum in ihrer Agenda reservieren können. Mehr Infos als Datum und allenfalls Ort braucht es zu diesem Zeitpunkt nicht.
12-6 Monate vor der Hochzeit:
Die ersten Schritte für die Planung sind erledigt, das Grobkonzept steht. Nun geht es an die detaillierte Planung des Hochzeitstages. Folgende Themen stehen an:
- Grobablauf
Beim Grobkonzept habt ihr euch schon erste Gedanken zum Ablauf eurer Hochzeit gemacht. Nun ist es an der Zeit, diesen zu detaillieren, damit die Dienstleister entsprechend angefragt und Offerten erstellt werden können.
- Trauungsgestalter
Die Trauung ist meistens ein zentrales Element der Hochzeit. Aus diesem Grund ist es sehr wichtig, dass ihr euch rasch für einen Trauungsgestalter*in entscheidet und erste Gespräche geführt werden können.
- Fotograf/Videograf
Damit euer grosser Tag auch bildlich festgehalten werden kann, braucht es einen Fotografen oder falls gewünscht einen Videografen. Auch dieses Thema wird früh angepackt, da es bei diesem Dienstleister auch um einen der grössten Kostenpunkte der Hochzeit geht und deshalb mit Bedacht ausgesucht werden sollte.
- Catering
Nun müsst ihr euch entscheiden, welche Art von Küche es an eurer Hochzeit sein sollte und welches Catering ihr bevorzugt, falls die Hochzeitslokalität nicht bereits einen Anbieter vorgibt oder selbst als Restaurant agiert.
- Live-Musik
Welche musikalische Unterhaltung ist gewünscht an eurer Hochzeit? Wann spielt Live-Musik und wo ist allenfalls der Einsatz eines DJ geplant? Habt ihr ein spezielles Lied, das euch begleitet und gespielt werden sollte? Auch zum Thema Live-Musik und/oder DJ muss man sich rechtzeitig Gedanken machen, da hier die Auswahl und der Geschmack sehr unterschiedlich sind.
- Hochzeitskleid/Anzug
Damit ihr euch wie Braut und Bräutigam fühlt, ist bei vielen die Bekleidung ein wichtiger Punkt. Es empfiehlt sich frühzeitig mit der Suche nach Kleidern/Anzügen zu starten, da oftmals Lieferfristen von rund sechs Monaten bestehen bei der Damenbekleidung.
- Ringe
Falls ihr euch gemeinsame Eheringe wünscht und diese Einzelanfertigungen sind, muss auch hier ein Auftrag frühzeitig aufgegeben werden.
- Dekoration/Floristik
Erste Gedanken bezüglich Umsetzung der Dekoration und Blumen macht rund 6 Monate vor der Hochzeit Sinn. Reserviert euch hier die entsprechenden Profis und überlegt euch, welche dekorativen Extras eure Hochzeit sonst noch haben sollte. Auch fehlendes Mobiliar oder Infrastruktur sollte zu diesem Zeitpunkt reserviert werden.
6-3 Monate vor der Hochzeit:
- Einladung/Webseite
Falls ihr bereits ein Save-the-Date versendet habt, reicht es die detaillierten Einladungen mit den genauen Zeiten und allen Angaben rund 4-6 Monate vor der Hochzeit zu versenden.
- Styling
Damit ihr euch am grossen Tag nicht um Hair und Makeup kümmern müsst und den ganzen Tag strahlen könnt, empfehlen wir euch das Engagement einer Visagistin oder eines Visagisten. Ein Probestyling gehört da natürlich ebenfalls dazu rund 3 Monate vor der Hochzeit.
- Hochzeitstorte
Für die einen ist die Hochzeitstorte ein wichtiges Highlight der Hochzeit. Es lohnt sich deshalb auch hier frühzeitig Cake Designer anzufragen und eine Verkostung zu geniessen.
- Kinderunterhaltung
Wie viele Kinder sind an eurer Hochzeit anwesend? Damit die Kinder und auch die Erwachsenen eure Hochzeit in vollen Zügen geniessen können, ist es empfehlenswert sich auch Gedanken zur Kinderbetreuung oder zum Unterhaltungsprogramm zu machen.
- Hochzeitstanz
Nicht mehr lange und euer erste Tanz als «Mann und Frau» steht bevor. Die Brautpaare studieren vielfach einen individuellen eigenen Tanz ein oder holen sich professionelle Hilfe und besuchen einen Tanzkurs.
- Übernachtung
Je nachdem wo eure Hochzeit stattfindet und von woher die Gäste anreisen brauchen diese auch Übernachtungsmöglichkeiten vor Ort. Reserviert genug früh provisorisch die erwartete Anzahl Zimmer.
- Transport
Benötigt ihr für eure Gäste oder für euch einen Transport zur Location und zurück oder von der einen Location zur nächsten? Findet ihr den richtigen Transport für euch und die Gäste.
3-1 Monate vor der Hochzeit:
- Standesamt
Damit beim Standesamt alle rechtlichen Grundlagen vorhanden sind und ihr auch heiraten könnt, müsst ihr das Ehevorbereitungsverfahren absolvieren.
- Gastgeschenke
Möchtet ihr den Gästen noch etwas mit nach Hause geben oder eine kleine Aufmerksamkeit im Hotel hinterlassen? Macht euch Überlegungen zu einem passenden Angebot und beginnt mit der Beschaffung der Gastgeschenke.
- Probeessen
Nun wird mit eurem kulinarischen Partner ein Probeessen durchgeführt, damit ihr euch final für eurer Hochzeitsmenü entscheiden könnt.
- Drehbuch
Damit alles nach Plan läuft und alle Details im Vorfeld besprochen sind, sollte ein detailliertes Drehbuch für den Hochzeitstag erstellt werden. Dies gibt allen involvierten Gästen und Dienstleistern einen gesamten Überblick über die Planung und das Zeitmanagement. Ein professioneller Wedding Planner erstellt euch gerne ein umfassendes Drehbuch und klärt alle offenen Fragen.
Weniger als 1 Monate vor der Hochzeit:
Nicht mehr lange und euer grosser Tag steht bevor. Nun gibt es noch einzelne Dinge, die wichtig sind für einen reibungslosen Ablauf.
- Letzte offenen Fragen
Nehmt mit allen Dienstleistern nochmals Kontakt auf und klärt die letzten offenen Fragen. Wenn ihr einen Wedding Planner an eurer Seite habt, übernimmt dieser gerne das Briefing aller Partner. An dieser Stelle findet auch das detaillierte Schlussgespräch mit dem Wedding Planner statt.
- Sitzordnung
Die definitive Anzahl Gäste ist klar. Jetzt könnt ihr für das Bankett sowie auch für die Trauung eine für euch passende Sitzordnung festlegen. Drucksachen wie Sitzpläne, Menükarten und Namensschilder werden nun in den Druck gegeben.
Hochzeitstag:
Jetzt steht dem grossen Tag nichts mehr im Wege – lasst euch feiern, geniesst es und macht den Tag für euch unvergesslich.
Wenn wir euch bei der Planung unterstützen dürfen, meldet euch gerne bei uns für ein kostenloses Erstgespräch.
